Estas políticas son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados de ADMINISTRADORA EDUCATIVA LA FLORESTA S.A.S., sus contratistas y terceros que actúen en su nombre. Todos los empleados de ADMINISTRADORA EDUCATIVA LA FLORESTA S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el ejercicio de sus funciones, como parte de la política de confidencialidad que manejan dentro de los términos contractuales de los contratos que definen su relación con la empresa. El incumplimiento de las mismas originará sanciones laborales o responsabilidad contractual según sea el caso, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a ADMINISTRADORA EDUCATIVA LA FLORESTA S.A.S. por el incumplimiento de las políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

1. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento
2. Titular del dato: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
3. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos
5. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
6. Usuario: sujeto involucrado en el tratamiento del dato
7. Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a si calidad de comerciante o de servidor público.
8. Dato privado: es aquel que por su naturaleza intima solo es relevante para el titular
9. Dato sensible: es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, partidos políticos de oposición, así como también los datos relativos a la salud, vida sexual etc.
10. Transmisión: comunicación de datos dentro a fuera de Colombia para el tratamiento por el encargado por cuenta del responsable
11. Transferencia: comunicación de datos personales a otro receptor que a su vez actúa como responsable ubicado por fuera del territorio nacional
12. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada para informar al titular o responsable del tratamiento de sus datos personales, las políticas de la institución al respecto, así como la forma de acceso y finalidad del tratamiento de datos personales.

1. Legalidad: el tratamiento de datos en la institución obedecerá a fines legítimos y se sujetará a lo establecido por la ley
2. Finalidad: el tratamiento de datos obedecerá a las finalidades definidas en las políticas de tratamiento de datos y únicamente para las actividades encargadas por el responsable o titular de la información.
3. Libertad: el tratamiento de datos solo se ejercerá con consentimiento previo y expreso por parte del titular y no serán divulgados sin el consentimiento previo o autorización judicial.
4. Veracidad y calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se procesará la información con datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
5. Transparencia: la institución garantiza a todos los titulares de datos el derecho a acceder y conocer sin restricciones la información de ellos almacenada por la institución.
6. Acceso y circulación restringida: el acceso a la información será restringido de acuerdo con su naturaleza, la autorización del titular y los procedimientos definidos en el presente documento, los datos solo serán consultados, modificados o tratados por personal de la institución, no se expondrán en medios públicos o terceros no autorizados.
7. Seguridad: la información tratada por la institución será protegida con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para salvaguardar la seguridad de los registros, evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: la institución garantiza la reserva de la información durante y después de finalizado el tratamiento de los datos. Estos solo podrán ser comunicados a terceros cuando la ley lo permita o previa autorización del titular.

La institución, en su afán por el cumplimiento de su misión institucional y lograr las metas formativas y administrativas de los procesos académicos, recauda y seguirá recaudando la información personal con el debido consentimiento del titular de los datos y la autorización para que la institución almacene, procese y utilice la información, de manera parcial o total para el cumplimiento de los fines que se narran a continuación:

1. Desarrollar la misión y el horizonte institucional.
2. Cumplir las leyes relacionadas a las prácticas educativas en Colombia.
3. Administrar y generar reportes para la gestión académica individual y grupal de los estudiantes.
4. Administrar y generar reportes contables requeridos a nivel administrativo.
5. Contactar a los padres de familia o acudientes en caso de ser necesario.
6. Cumplir con las leyes aplicables a proveedores, incluyendo las tributarias.
7. Realizar programas de mercadeo institucional de carácter educativo y de admisiones.
8. Realizar consultas, estudios estadísticos, encuestas y similares con objetivos de mejoramiento de la calidad académica en la institución.
9. Cumplir con sus compromisos contractuales.

La información que los padres de familia suministren a la institución será absolutamente confidencial, no será cedida a terceros para ningún fin y será utilizada para cumplir sus funciones de carácter educativo y el mejoramiento continuo de los procesos académicos.

La institución y en su nombre ADMINISTRADORA EDUCATIVA LA FLORESTA S.A.S. dentro del ejercicio de sus actividades y actuando como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización dada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización dada.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad técnicas y administrativas la información del titular, para evitar su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento cumpla el principio de veracidad de las presentes políticas.
6. Actualizar la información todas las novedades respecto a los datos suministrados por el titular y adoptar las medidas necesarias para que dicha información se mantenga debidamente actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
8. Suministrar al encargado y/o responsable del tratamiento de datos únicamente aquellos datos que hayan sido previamente autorizados de acuerdo con lo dispuesto por la ley.
9. Informar al titular sobre el uso de sus datos cuando este lo solicite.
10. Tramitar las consultas y reclamos del titular de acuerdo con los términos legales.
11. Adaptar dentro del manual de funciones y procedimientos las presentes políticas de tratamiento de datos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
12. Exigir al responsable del tratamiento de los datos las condiciones necesarias para velar por la seguridad y privacidad de la información.
13. Informar a las autoridades de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la SIC.

1. Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante los medios dispuestos para dicho fin por parte del encargado del tratamiento de dicha información. Cumpliendo así con la finalidad de veracidad descrita en las presentes políticas
2. Ser informado del uso que se le esta dando a sus datos personales mediante los medios dispuestos para dichas solicitudes.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable y/o encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento según lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
4. Presentar ante la SIC quejas por infracciones, mal uso o uso no autorizado de los datos de acuerdo con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, deroguen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Dicha revocatoria y/o supresión se realizará cuando la SIC haya determinado el tratamiento de la información no ha sido acorde a lo dispuesto por la ley.
6. Acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto del tratamiento.

1. En el tratamiento de los datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores de edad.
2. El tratamiento de los datos personales debe responder y respetar el interés superior de los menores.
3. En el tratamiento de los datos personales se respetarán los derechos fundamentales de los menores
4. El tratamiento de datos personales de los menores será autorizado por el representante legal del menor.
5. Como institución educativa se velará por la capacitación a los menores sobre el uso de sus datos, los riesgos que puede traer su mal uso, asi como las estrategias para el uso correcto, responsable y seguro de sus datos personales, su derecho a la privacidad y la protección de su información personal.

Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual podrá ser obtenida por medio escrito en la institución o en la pagina web de la institución www.ieflafloresta.edu.co y adicionalmente podrá ser objeto de consulta por parte del titular. La institución al momento de solicitar la autorización de datos personales a los titulares informará sobre lo siguiente:

1. El tratamiento de los datos personales y su finalidad la cual no puede ser diferente al accionar educativo de la institución.
2. Los derechos que tiene como titular de la información.
3. La identificación, dirección física y electrónica y teléfono del encargado y/o responsable del tratamiento de la información.
4. El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas cuando estas sean sobre datos sensibles o de menores con la condición de alumnos de la institución.

Los titulares de los datos podrán presentar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias dentro del ejercicio de sus derechos que les otorga la constitución política, eso si de una manera respetuosa. Dichas solicitudes serán sobre los datos personales que se tengan registradas en las bases de datos para lo cual se debe seguir el procedimiento descrito en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012

1. Los titulares de la información personal que reposa en las bases de datos institucionales podrán hacer consultas suministrando toda la información contenida en el registro individual o que este vinculada a la identificación del titular.
2. La consulta debe ser hecha por el titular de los datos, por medio escrito en la Cra 2 # 17 – 31 en la ciudad de Mosquera Cundinamarca.
3. La consulta será atendida por ADMINISTRADORA EDUCATIVA LA FLORESTA S.A.S. en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma, en caso de no poder responder la solicitud por motivos de fuerza mayor, deberá ser notificado al solicitante y atendido en un término no mayor a 5 días hábiles al termino inicial.

Cuando el titular de la información contenida en la base de datos de la Institución debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y las normas circundantes de la siguiente manera:

1. El reclamo debe ser hecho por el titular de los datos, por medio escrito en la Cra 2 # 17 – 31 en la ciudad de Mosquera Cundinamarca.
2. El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos acontecidos, la dirección y los documentos que considere necesarios.
3. Si el reclamo se encuentra incompleto, la Institución lo requerirá en un plazo no mayor a los siguientes 5 días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias evidenciadas, si transcurridos 2 meses no se ha subsanado el reclamo se dará por entendido que el titular ha desistido de su reclamo.
4. ADMINISTRADORA EDUCATIVA LA FLORESTA S.A.S. responderá el requerimiento dentro de los siguientes 10 días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo. En dado caso que no sea posible responder el requerimiento dentro de ese plazo, se informara al titular los motivos de la demora y la fecha en la que se responderá el requerimiento que en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular podrá elevar su queja o reclamo ante la SIC una vez agotado el conducto regular, que consiste en hacer primero el reclamo ante la institución.

La ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, ordenaron al encargado y/o responsable de los datos personales que establezca las medidas de seguridad sobre los datos personales para su protección.

La presente política rige a partir del primero (1) de junio de 2017 y el periodo de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo que se mantenga la finalidad o finalidades , o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.